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当事務所では、全拠点の弁護士・事務員が集まって、所員各自、各チームの目標や事務所全体の方針を確認し共有するため、半期に一度、事務所発表会を開催しています。

 

2017年1月事務所発表会の様子はこちら

 

猛暑となった7/27（金）、2018年度夏季事務所発表会を開催しました。

 

今回は、外部から講師の方をお招きして、所内における「文書管理」と「職場でのコミュニケーション」の改善・向上をテーマに、ご講演いただきました。

 

午前の部では、株式会社セキュリティリサイクル研究所文書管理コンサルタントの山口鉄平様より、「明日から始めるために！文書管理で失敗しないために知っておくこと」という題目でお話をいただきました。

 

 

そもそも、なぜ文書管理・文書削減をするのか？

目的は、「長時間労働の是正」、「生産性の向上」です。

探したい資料をすぐに探し出せる。片づけたい資料をすぐに片づけられる。

当たり前のことですが、これを完璧に出来ている企業は少ないのではないでしょうか。

「長時間労働の是正」、「生産性の向上」という目的を達成するためには、「ルールを決め」て、「習慣化する」取り組みが必要です。

 

今回の講演では、備品を使用した整理、整頓術を学ぶとともに、実際に同社のサービスやコンサルティングを利用されている企業様の取り組みや、失敗事例・成功事例についてお話を伺いました。

 

例えば、具体的な整頓術として、以下のようなものが挙げられました。

 

●整理整頓のルールを決めて、ルールがきちんと守られているか定期的にパトロールを行う「ポリス活動」

●ゴミが散らかることを防ぐために、デスクの内側や廊下に15m間隔でマグネットポケットを設置する

●1週間以上傘立てに放置されている傘に「放置禁止シール」を貼って、一定期間が経過したら傘を回収する

 

他にも、あまり費用や手間をかけずに出来る整頓術をいくつも学ぶことができました。

 

この講演で学んだことを活かし、まずは個人レベル、チームレベルで整頓を始めていきたいと思います。

そしていずれは、全所でルールを定めて整頓を行い、オフィスの美化、そして「長時間労働の是正」、「生産性の向上」の達成を目指したいと思います。

 

 

午後の部では、ホスピタリティマインドトレーナーの菊地麻衣子様より、「職場でのコミュニケーション」という題目でご講演いただきました。

 

 

菊地様のご経験をもとに、「相手にも（自分にも）嫌われない言い回し」「コミュニケーションの取り方」について、ワークショップを交えながらの講演となりました。

講演の冒頭に、「すでにたくさんの仕事を抱えている中、上司から『これ今日中にやっておいて』と言われたら、あなたはなんと答えますか？」との質問が投げかけられました。

 

菊地様ご自身が、以前は「No」と言えず全てを引き受けてしまうタイプだったそうで、その結果、重度のうつ病を発症したご経験をお話してくださりました。

しかし菊地様は、長きにわたる闘病で、なんでもかんでも「Yes」と答えることが正解ではない、誰に対してもいい子でいたいという考えは、自分にも人にも悪い結果をもたらす、ということに気が付いたそうです。

 

ワークショップでは、自分のタイプを知るチェックシートが配布され、各自でチェックを行いました。

チェックの結果、ドラえもんの登場人物である、ドラえもん、のび太、スネ夫、ジャイアンタイプの4つのタイプが発表され、悲喜こもごも、たいへん盛り上がりました。

 

 

当事務所は、「No」と言えないのび太タイプが最も多いという結果でしたが、菊地先生のお話では、ダメなことはダメと言えて、周りへの気配りを忘れないドラえもんタイプを目指す必要がある、ということでした。

 

講演の後半では、人の話を聞く姿勢についてお話を伺いました。

 

中でも、「非効率なコミュニケーションこそが人間関係の最大の効率化」「ホスピタリティはお客様だけでなく、一緒に働く仲間にも必要である」というお言葉がとても印象に残りました。

 

グループワークも行い、「人の話をちゃんと聞いているようで、実はできていない」という講師のねらいにまんまとひっかかった者も多数おりました。

 

この講演を通じて、話し手がどんなに一生懸命伝えようとしても、聞き手が話を「聴く」姿勢でいなければ伝わらない。自分もきちんと伝えて、人への配慮も忘れない。それが「ホスピタリティマインド」である、ということを学びました。

 

たくさんの気づきを得て、「自分や人への気遣いや配慮」という、大切なことに目を向けることができた貴重な時間でした。

 

午後の部の後半には、事務所全体の方針確認・説明について、和田理事長から「上半期の実績と反省」、「下半期と将来の展望」の話がありました。

 

その中で、「当事務所は大きな事務所ではなく、2，3名の弁護士が地域に根ざして信頼され、十分に活躍できることが重要」という言葉があり、各拠点がお互いに協力し合える関係を強化することの重要性を感じました。

 

また、本年4月に開設した長野事務所について、長野事務所長の渡辺弁護士から開設の報告と現在の状況についてのお話や、そのほかにも多くの弁護士から上半期の研修を受けての報告がありました。

 

事務所のクレドカードを見返しながらこのブログを書いております。

忙しい日々の中でも、心を整理して、お客様にも所員の仲間にも接したいという気持ちを改めて持ちました。

今回の発表会を終えて、同じような気持ちを持った所員がたくさんいると思います。

 

今回、貴重なお話をお聞かせくださった講師の方々に感謝の意を述べるとともに、気持ちを新たに本年度下半期も所員一丸となって仕事に取り組んでまいりますので、今後とも一新総合法律事務所を、どうぞよろしくお願いいたします。

 

【投稿：鈴】